23 Serienbrief
Sie möchten an mehrere Einrichtungen oder Personen, deren Adressen bereits im Datenbestand vorhanden sind, ein vorgefertigtes Schreiben versenden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Erstellen Sie eine Abfrage -arbeit-mit-abfragen nach Einrichtungsadressen oder (!) Personenadressen (Listenmodus). Formulieren Sie die Einschränkungen der Abfrage derart, dass in der Ergebnisliste alle gewünschten Adressaten und Felder, die Verwendung finden sollen, erscheinen.
Wählen Sie dann im Register Adresse bzw. im Register Abfrage Gruppe Ergebnis der Multifunktionsleiste >
Serienbrief erzeugen.
- Sofern noch keine Vorlage für Ihren Serienbrief existiert, muss diese zunächst erzeugt werden:
- Geben Sie im Fenster Serienbrief erzeugen, das sich nach Betätigen der Schaltfläche öffnet, Name und Speicherort für die neu zu erstellende Vorlage an und speichern Sie Ihre Angaben.
Es werden 2 Dateien angelegt: eine vorformatierte Word-Vorlage (*.dotx) und eine zugehörige Datenquelle (*.dotx.csv) mit den exportierten Adress-Informationen aus der Abfrage.
- Öffnen Sie nun die Vorlage-Datei aus Word heraus (Datei Öffnen), oder im Windows-Explorer über das Kontextmenü (rechter Mausklick > Neu).
Es folgt ein Hinweis, dass Daten aus der Datenquelle (*.dotx.csv) geladen werden (Abb.3.7.18).
Sobald Sie dem Vorgang mit OK zustimmen, wird der Inhalt der Datenquelle für das Dokument lesbar gemacht. Danach erscheint Ihre Vorlage mit den eingefügten Seriendruckfeldern in doppelten Klammen («…») im Adressblock und in der Anrede.
Passen Sie Inhalt und Layout der Vorlage Ihren Vorstellungen entsprechend an und speichern Sie die überarbeitete Datei (speichern unter) erneut als Word-Vorlage (*.dotx).
Um die Empfängerliste zu bearbeiten, verwenden Sie am besten den Serienbrief-Assistenten von MS Word.
Schließen Sie den Seriendruck ab; vor dem Ausdrucken können Sie individuelle Briefe bearbeiten. Speichern Sie zur Dokumentation die Serienbrief-Datei (*.docx).
TIPP: Um weitere Vorlagen zu erzeugen, bearbeiten Sie den Text der erstmalig erstellten Dokumentvorlage und speichern Sie die modifizierte Vorlage unter neuem Namen.
- Sofern bereits eine Vorlage für Ihr Anschreiben vorhanden ist:
- Wählen Sie im Fenster Serienbrief erzeugen die passende Dokumentvorlage aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Die zur Vorlage gehörende Datenquelle (*.dotx.csv) wird mit den Adress-Informationen der durch die Abfrage ausgewählten Empfänger aktualisiert. Die Vorlage-Datei (*.dotx) selbst wird nicht überschrieben.
- Öffnen Sie die Dokumentvorlage aus Ihrem Verzeichnis durch Doppelklick.
Aus der Vorlage-Datei wird unter Verwendung der in der aktualisierten Datenquelle vorhandenen Adressen die Serienbrief-Datei (*.docx) erstellt.
- Schließen Sie den Seriendruck ab; vor dem Ausdrucken können Sie individuelle Briefe bearbeiten. Speichern Sie zur Dokumentation die Serienbrief-Datei (*.docx).
⇨ Achtung! Abweichend vom Ablauf bei Anschreiben an eine einzelne Adresse (3.7.17.c ) wird der Serienbrief den Adress-Datensätzen der Empfänger nicht automatisch als Annotation (Dokumentenanhang) beigefügt.