93  Schulung 6 – Dokumente & Kommunikation

93.1 Lernziele

Am Ende dieser Schulung können Sie:

93.2 Zeitbedarf: 20 Minuten

93.3 Was Sie in dieser Schulung lernen

Die Dokumentation und Kommunikation ist ein wichtiger Teil der Fallbearbeitung. Sie lernen in dieser Schulung, wie Sie aus SurvNet heraus verschiedene Dokumente erstellen, abrufen und nutzen können - von Nachverfolgungsbögen über Informationsmaterial bis zu Fallausdrucken.

Vorwissen aus Schulung 2

Wissen Sie noch?

  • Fall-Datenblatt und Annotationen (Schulung 2)

Heute lernen Sie, wie Sie Dokumente aus Fällen generieren und externe Informationsquellen nutzen.

93.4 Schritt 1: Nachverfolgungsbogen erstellen (5 Min.)

93.4.1 Was ist ein Nachverfolgungsbogen?

Der Nachverfolgungsbogen ist ein Word-Dokument, das alle Daten eines Falls strukturiert darstellt:

  • Enthält alle Felder der aktuellen Falldefinition
  • Kann bearbeitet und formatiert werden (im Gegensatz zum PDF-Druck)
  • Wird dynamisch generiert
  • Zeigt nur die Felder der Übermittlungskategorie des Falls

Anwendungsfälle: - Unterlagen für Telefonate mit Patienten - Weitergabe an Kollegen ohne SurvNet-Zugang - Archivierung in Papierakte - Grundlage für eigene Formulare

93.4.2 Nachverfolgungsbogen erstellen

Vorgehen:

  1. Fall-Datenblatt öffnen
  2. Register “Fall” in der Multifunktionsleiste
  3. Button “Nachverfolgungsbogen” klicken
  4. Word-Dokument öffnet sich automatisch

Ergebnis: - Vollständiges Word-Dokument mit allen Falldaten - Kann bearbeitet, gespeichert und gedruckt werden - Formatierung kann angepasst werden

Wichtig: Nicht automatisch gespeichert

Achtung: Der Nachverfolgungsbogen wird NICHT automatisch als Dokument-Anhang beim Fall gespeichert!

Wenn Sie ihn archivieren möchten: 1. Speichern Sie das Word-Dokument 2. Fügen Sie es als Annotation dem Fall hinzu (Schulung 2)

Machen Sie mit - Aufgabe 1

Nachverfolgungsbogen erstellen: 1. Öffnen Sie einen beliebigen Fall 2. Gehen Sie zum Register “Fall” 3. Klicken Sie auf “Nachverfolgungsbogen” 4. Sehen Sie sich das generierte Word-Dokument an 5. Speichern Sie es testweise auf Ihrem Desktop

Frage: Welche Abschnitte enthält der Nachverfolgungsbogen?

93.5 Schritt 2: Steckbriefe der BZgA nutzen (4 Min.)

93.5.1 Was sind Steckbriefe?

Die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA) bietet Erregersteckbriefe für Bürgerinnen und Bürger:

Inhalt: - Allgemeinverständliche Informationen zur Krankheit - Übertragungswege - Krankheitszeichen - Richtiges Verhalten im Krankheitsfall - Schutz vor Ansteckung (Hygiene, Impfungen)

Sprachen: - Deutsch, Englisch, Französisch - Türkisch, Russisch, Arabisch

Zielgruppe: - Erkrankte Personen und deren Angehörige - Kontaktpersonen - Interessierte Bürgerinnen

93.5.2 Steckbrief abrufen

Vorgehen:

  1. Fall öffnen (z.B. SARS-CoV-2, Masern, Salmonellose)
  2. Register “Fall” in der Multifunktionsleiste
  3. Button “Steckbrief” klicken
  4. Browser öffnet sich mit BZgA-Website zur Krankheit

Voraussetzung: Internetverbindung muss bestehen

Verfügbare Steckbriefe

Steckbriefe gibt es u.a. für:

Adenoviren, Borreliose, Campylobacter, Clostridium difficile, Ebola-Fieber, EHEC, FSME, Grippe (Influenza), Hantaviren, Keuchhusten, Krätze (Skabies), Legionellen, Masern, Meningokokken, MERS-Coronaviren, MRGN, MRSA, Mumps, Noroviren, Ringelröteln, Röteln, Rotaviren, Salmonellen, Scharlach, Tuberkulose, Windpocken/Gürtelrose

Vollständige Liste: www.infektionsschutz.de

Machen Sie mit - Aufgabe 2

Steckbrief abrufen: 1. Öffnen Sie einen Fall (z.B. Masern, COVID-19, Salmonellose) 2. Klicken Sie auf “Steckbrief” im Register “Fall” 3. Sehen Sie sich die BZgA-Seite an 4. Prüfen Sie: In welchen Sprachen ist der Steckbrief verfügbar?

Tipp: Speichern Sie häufig genutzte Steckbriefe als PDF und fügen Sie sie als Annotation an Fälle an!

93.6 Schritt 3: RKI-Ratgeber nutzen (3 Min.)

93.6.1 Was sind RKI-Ratgeber?

Das Robert Koch-Institut gibt Ratgeber für Infektionskrankheiten heraus:

Inhalt: - Symptome und Krankheitsbild - Diagnose und Differentialdiagnose - Therapie - Präventionsmaßnahmen - Epidemiologie - Gesetzliche Grundlagen (IfSG)

Zielgruppe: - Ärztinnen und Ärzte - Medizinisches Fachpersonal - Öffentlicher Gesundheitsdienst (ÖGD)

Unterschied zu Steckbriefen: - Medizinisch-fachliche Tiefe - Für professionelle Nutzer - Detaillierte Diagnostik und Therapie

93.6.2 RKI-Ratgeber abrufen

Vorgehen:

  1. Fall öffnen
  2. Register “Fall” in der Multifunktionsleiste
  3. Button “Ratgeber” klicken
  4. Browser öffnet sich mit RKI-Ratgeber zur Krankheit

Voraussetzung: Internetverbindung muss bestehen

Wann welche Quelle?

Steckbrief vs. Ratgeber - Wann was nutzen?

Situation Nutzen Sie
Information für erkrankte Person Steckbrief (BZgA)
Information für Angehörige Steckbrief (BZgA)
Medizinische Rückfrage Ratgeber (RKI)
Diagnostik-Frage klären Ratgeber (RKI)
Maßnahmen begründen Ratgeber (RKI)
Mehrsprachige Info benötigt Steckbrief (BZgA)

93.7 Schritt 4: Fall-Datenblatt drucken (5 Min.)

93.7.1 Seitenansicht und Druckfunktion

Manchmal benötigen Sie einen vollständigen Ausdruck aller Fallinformationen:

Enthält: - Alle fallspezifischen Angaben - Verwaltungsdaten (Meldedatum, Aktenzeichen, etc.) - Kommentare und Annotationen - Aufgaben und Protokolleinträge

Vorgehen:

  1. Fall-Datenblatt öffnen
  2. Startmenü öffnen
  3. Drucken → Seitenansicht wählen
  4. Vorschau erscheint

In der Seitenansicht: - Überblick über alle Seiten - Schaltfläche “Drucken” → Direkt zum Drucker - Strg + P → Druckdialog öffnen

93.7.2 Als PDF speichern

Statt zu drucken können Sie auch als PDF speichern:

Vorgehen:

  1. In der Seitenansicht “Drucken” klicken
  2. Im Druckdialog als Drucker “Microsoft Print to PDF” oder “PDF-Drucker” wählen
  3. Speicherort auswählen
  4. Datei speichern

Vorteil: - Digital archivierbar - Per E-Mail versendbar - An Fall als Annotation anhängbar

Machen Sie mit - Aufgabe 3

Fall-Datenblatt drucken: 1. Öffnen Sie einen Fall 2. Startmenü → Drucken → Seitenansicht 3. Sehen Sie sich die Vorschau an 4. Speichern Sie das Dokument als PDF auf Ihrem Desktop

Ziel: Sie können Fallinformationen für Archivierung oder Weitergabe erstellen.

93.8 Schritt 5: Dokumente verwalten (3 Min.)

93.8.1 Dokumente an Fälle anhängen

Alle erstellten Dokumente sollten am Fall archiviert werden:

Vorgehen:

  1. Fall-Datenblatt öffnen
  2. Abschnitt “Annotationen”
  3. Button “Neu” → “Dokument” wählen
  4. Datei auswählen (Word, PDF, Excel, etc.)
  5. Titel und Beschreibung eingeben
  6. “Öffentlich” markieren, wenn Dokument mit Fall übermittelt werden soll
  7. Speichern

Ergebnis: - Dokument ist dauerhaft mit Fall verknüpft - Jederzeit wieder aufrufbar - Bei öffentlichen Dokumenten: Wird mit Fall übermittelt

93.8.2 Dokumente wieder öffnen

Vorgehen:

  1. Fall-Datenblatt → Abschnitt “Annotationen”
  2. Dokument-Annotation auswählen
  3. Doppelklick → Dokument öffnet sich
Best Practice Dokumentation

Empfohlene Dokumente am Fall:

  • Nachverfolgungsbogen (aktuellster Stand)
  • Korrespondenz mit Patienten
  • Laborberichte (falls nicht elektronisch übermittelt)
  • Bestätigungen (Quarantäne, Tätigkeitsverbot)
  • Freigaben (z.B. Gemeinschaftseinrichtung)

Tipp: Nutzen Sie aussagekräftige Titel wie “Nachverfolgungsbogen 2024-11-21” statt “Dokument1.docx”

93.9 Praxis-Szenario: Vollständige Falldokumentation

Situation:

Ein SARS-CoV-2-Fall muss vollständig dokumentiert werden. Sie bereiten alle Unterlagen für die Fallakte vor.

Aufgabe:

  1. Nachverfolgungsbogen erstellen:
    • Fall öffnen
    • Nachverfolgungsbogen generieren
    • Als “Nachverfolgungsbogen_[Datum].docx” speichern
    • Als Annotation dem Fall hinzufügen
  2. Patienteninformation vorbereiten:
    • Steckbrief für SARS-CoV-2 abrufen
    • Als PDF speichern
    • Als Annotation anhängen (Titel: “BZgA-Steckbrief SARS-CoV-2”)
  3. Fachliche Information:
    • RKI-Ratgeber für COVID-19 abrufen
    • Relevante Abschnitte für interne Dokumentation notieren
  4. Fallausdruck erstellen:
    • Seitenansicht öffnen
    • Als PDF speichern (Titel: “Fallübersicht_[Aktenzeichen]_[Datum].pdf”)
    • Als Annotation anhängen
  5. Kontrolle:
    • Sind alle Dokumente als Annotationen vorhanden?
    • Sind die Titel aussagekräftig?
    • Sind relevante Dokumente als “öffentlich” markiert?

Ergebnis:

93.10 Wissens-Check

Frage 1: Was ist der Unterschied zwischen Nachverfolgungsbogen und Fallausdruck?

Frage 2: Für wen sind die BZgA-Steckbriefe gedacht?

Frage 3: Wie füge ich ein Dokument an einen Fall an?

Frage 4: Was passiert mit dem Nachverfolgungsbogen nach der Erstellung?

Frage 5: In welchen Sprachen sind BZgA-Steckbriefe verfügbar?

Frage 1: B – Nachverfolgungsbogen ist ein bearbeitbares Word-Dokument, Fallausdruck (Seitenansicht) ist ein PDF

Frage 2: C – Für Bürgerinnen und Bürger, allgemeinverständlich geschrieben

Frage 3: B – Über Abschnitt “Annotationen” → “Neu” → “Dokument”

Frage 4: C – Öffnet sich als Word-Dokument, muss manuell gespeichert und ggf. angehängt werden

Frage 5: C – Deutsch, Englisch, Französisch, Türkisch, Russisch, Arabisch

Auswertung: - 5/5: Perfekt! Dokumentation beherrscht. - 3-4: Gut, wiederholen Sie die unsicheren Bereiche. - 0-2: Gehen Sie Schritt 1-5 nochmal durch.

93.11 Zusammenfassung - Das Wichtigste auf einen Blick

Kernpunkte dieser Schulung
  1. Nachverfolgungsbogen (Register Fall → Button “Nachverfolgungsbogen”):
    • Word-Dokument mit allen Falldaten
    • Bearbeitbar und formatierbar
    • Muss manuell gespeichert und angehängt werden
  2. BZgA-Steckbriefe (Register Fall → Button “Steckbrief”):
    • Allgemeinverständliche Info für Bürger
    • In 6 Sprachen verfügbar
    • Erfordert Internetverbindung
  3. RKI-Ratgeber (Register Fall → Button “Ratgeber”):
    • Fachliche Info für medizinisches Personal
    • Symptome, Diagnose, Therapie, Prävention
    • Erfordert Internetverbindung
  4. Fallausdruck (Startmenü → Drucken → Seitenansicht):
    • Vollständige Fallübersicht mit Annotationen und Aufgaben
    • Als PDF speicherbar
    • Für Archivierung und Weitergabe
  5. Dokumente anhängen (Annotationen → Neu → Dokument):
    • Alle relevanten Dokumente am Fall archivieren
    • Aussagekräftige Titel verwenden
    • “Öffentlich” markieren für Übermittlung
Profi-Tipp für den Arbeitsalltag

Dokumentations-Workflow etablieren:

Bei jedem neuen Fall: 1. Zu Beginn: BZgA-Steckbrief als PDF speichern und anhängen (für Patienteninfo) 2. Während Bearbeitung: Korrespondenz als Annotationen anhängen 3. Bei Abschluss: Aktuellen Nachverfolgungsbogen erstellen und anhängen 4. Zum Archivieren: Fallübersicht als PDF erstellen

Vorteil: Vollständige, nachvollziehbare Dokumentation ohne Medienbruch!

93.12 Weiter geht’s

Nächste Schulung

Ausgezeichnet! Sie können jetzt alle wichtigen Dokumente aus SurvNet erstellen.

Als Nächstes:

Schulung 7 – Kontaktpersonenmanagement

Wie Sie Kontaktpersonen erfassen, verwalten und nachverfolgen.

93.13 Feedback & Hilfe

Haben Sie Fragen?

Hilfe finden Sie hier: - Im Programm: Fragezeichen-Button (oben rechts) für Hotline-Nummer - Kollegen fragen: Ihr Team kennt die Dokumentations-Workflows - IT-Support: Bei Problemen mit Word, PDF oder Druckern

Häufige Probleme: - Nachverfolgungsbogen öffnet sich nicht? → Microsoft Word muss installiert sein - Steckbrief/Ratgeber lädt nicht? → Internetverbindung prüfen - Dokument kann nicht angehängt werden? → Dateigröße prüfen (max. 10 MB empfohlen) - PDF-Drucker nicht vorhanden? → In Windows 10/11 standardmäßig integriert als “Microsoft Print to PDF”

93.14 Video-Walkthrough (Optional)

[00:00] Willkommen zur sechsten Schulung – Dokumente und Kommunikation. Wir erstellen heute die wichtigsten Dokumente direkt aus dem Fall heraus.

[00:18] Öffnen Sie zuerst den Nachverfolgungsbogen: Register “Fall”, Button “Nachverfolgungsbogen”. Das Word-Dokument enthält alle aktuellen Falldaten und kann bearbeitet werden.

[00:45] Für Patienteninformation nutzen Sie die BZgA-Steckbriefe: Button “Steckbrief” führt direkt zur Website. Speichern Sie das PDF und hängen Sie es als Annotation an.

[01:10] Medizinische Kollegen erhalten die RKI-Ratgeber: Gleicher Button, nur für Fachpersonal. Enthält Diagnose, Therapie und Präventionsmaßnahmen.

[01:35] Wenn Sie eine komplette Fallübersicht brauchen: Startmenü → Drucken → Seitenansicht. Speichern Sie als PDF für die Dokumentation.

[02:00] Vergessen Sie nicht: Alle wichtigen Dokumente als Annotationen anhängen mit aussagekräftigen Titeln. So bleibt alles nachvollziehbar.

[02:20] Damit ist Ihre Dokumentation professionell und vollständig.