94  Schulung 7 – Kontaktpersonenmanagement

94.1 Lernziele

Am Ende dieser Schulung können Sie:

94.2 Zeitbedarf: 30 Minuten

94.3 Was Sie in dieser Schulung lernen

Die Nachverfolgung von Kontaktpersonen ist ein zentrales Instrument der Infektionskontrolle. Sie lernen in dieser Schulung, wie Sie in SurvNet Kontaktpersonen systematisch erfassen, verwalten und nachverfolgen - selbst wenn noch kein Indexfall identifiziert ist.

Vorwissen aus Schulung 3

Wissen Sie noch?

  • Personenadressen anlegen und verwalten (Schulung 3)

Heute lernen Sie, wie Sie diese Personen als Kontaktpersonen eines Infektionsgeschehens erfassen und nachverfolgen.

94.4 Schritt 1: Kontaktpersonenvorgang verstehen (5 Min.)

94.4.1 Was ist ein Kontaktpersonenvorgang?

Ein Kontaktpersonenvorgang ist eine spezielle Datensatzsammlung zur Verwaltung von Kontaktpersonen:

Wichtige Eigenschaften: - Kann angelegt werden, BEVOR ein Indexfall identifiziert ist - Enthält eine Liste von Kontakten - Jeder Kontakt ist mit einer Personadresse verknüpft - Ermöglicht strukturierte Nachverfolgung

Aufbau:

Kontaktpersonenvorgang
  ↓
├── Kontakt 1 → Person A
├── Kontakt 2 → Person B
├── Kontakt 3 → Person C
└── ...

94.4.2 Kontakt vs. Person

Wichtig: Der Unterschied!

  • Person: Die Personadresse (Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefon)
  • Kontakt: Das Kontaktereignis (Wann? Wo? Welche Kategorie? Absonderung?)

Eine Person kann mehrere Kontakte haben!

Beispiel: Person A hatte Kontakt am 01.11. (Kontakt 1) und erneut am 05.11. (Kontakt 2)

Wichtige Begriffe

Aktenzeichen: - Kontaktpersonenvorgang: cpColl2024-0003 (Collection) - Kontakt: cpMSV2024-0015 (z.B. MSV = Masern)

Zeitraum: - “Begonnen” / “Beendet”: Zeitraum der Nachverfolgung des gesamten Vorgangs

94.5 Schritt 2: Kontaktpersonenvorgang anlegen (5 Min.)

94.5.1 Variante A: Aus bestehendem Fall heraus

Vorgehen:

  1. Indexfall öffnen
  2. Abschnitt “Kontaktpersonenvorgänge”
  3. Button {.icon} “Neu” klicken
  4. Kontaktpersonenvorgang öffnet sich
  5. Indexfall ist bereits eingetragen

Vorteil: Indexfall ist automatisch verknüpft

94.5.2 Variante B: Ohne Indexfall

Vorgehen:

  1. Startmenü öffnen
  2. Neu → Datensatzsammlungen → Kontaktpersonenvorgang
  3. Kontaktpersonenvorgang öffnet sich
  4. Indexfall kann später hinzugefügt werden

Vorteil: Sofortige Erfassung möglich, auch wenn Indexfall noch nicht bekannt

Machen Sie mit - Aufgabe 1

Kontaktpersonenvorgang anlegen: 1. Öffnen Sie einen bestehenden Fall (z.B. Masern, COVID-19) 2. Gehen Sie zum Abschnitt “Kontaktpersonenvorgänge” 3. Klicken Sie auf “Neu” 4. Sehen Sie sich den neu angelegten Kontaktpersonenvorgang an

Frage: Welche Felder sind im Kontaktpersonenvorgang vorhanden?

94.6 Schritt 3: Kontakte hinzufügen (7 Min.)

94.6.1 Kontakt zu neuer Person erstellen

Wenn die Person noch nicht im System ist:

Vorgehen:

  1. Im Kontaktpersonenvorgang
  2. Button {.icon} “Kontakt zu einer neuen Person erstellen” klicken
  3. Kontakt-Datenblatt öffnet sich
  4. Neue Personadresse wird automatisch erstellt
  5. Daten eingeben (siehe Schritt 4)

94.6.2 Kontakt zu bestehender Person erstellen

Wenn die Person bereits im System ist (z.B. frühere Fälle):

Vorgehen:

  1. Im Kontaktpersonenvorgang
  2. Button “Kontakt zu einer vorhandenen Person erstellen” klicken
  3. Personen-Suche öffnet sich
  4. Person suchen und auswählen
  5. Kontakt-Datenblatt öffnet sich
  6. Personendaten sind automatisch übernommen
Neue vs. Vorhandene Person

Wann welche Variante?

Situation Variante
Person ist noch nie in SurvNet erfasst Neue Person
Person hatte früher bereits einen Fall Vorhandene Person
Person ist Kontakt in anderem Vorgang Vorhandene Person
Unsicher, ob Person existiert Vorhandene Person → Erst suchen!

Tipp: Immer erst suchen, um Duplikate zu vermeiden!

94.6.3 Kontaktkategorie

Bei Anlage über einen Indexfall wird die Kontaktkategorie automatisch gesetzt:

  • COVID-19-Indexfall → COVID-19-Kontakt
  • Masern-Indexfall → Masern-Kontakt
  • Meningokokken-Indexfall → Meningokokken-Kontakt
  • Tuberkulose-Indexfall → Tuberkulose-Kontakt

Für diese Krankheiten stehen spezielle Felder zur Verfügung!

94.7 Schritt 4: Kontakt-Datenblatt ausfüllen (10 Min.)

94.7.1 Aufbau des Kontakt-Datenblatts

Das Kontakt-Datenblatt hat folgende Abschnitte:

Symbol Abschnitt Inhalt
Übersicht Status, Aktenzeichen, Meldedatum
Zuordnung Kontaktpersonenvorgang, Indexfall
- Informationen zur Kontaktperson Name, Geburtsdatum, Adresse (aus Personadresse)
- Kontakt-Ereignis Zeitraum, Umfeld, Kategorie, Exposition
- Absonderung & Tätigkeitsverbote Anordnungen und deren Zeiträume
- Verlaufslisten Telefonate, Tests, Symptome

94.7.2 Abschnitt: Informationen zur Kontaktperson

Automatisch übernommen (aus Personadresse): - Name - Geburtsdatum - Adresse - Telefonnummer - E-Mail

Bearbeitung: Über “Person öffnen” zur Personadresse wechseln

94.7.3 Abschnitt: Kontakt-Ereignis

Zeitraum: - Erster Kontakt: Wann fand der erste Kontakt statt? - Letzter Kontakt: Wann fand der letzte Kontakt statt?

Umfeld: - Haushalt - Arbeitsplatz - Schule/Kita - Freizeit - Gesundheitseinrichtung - Sonstige

Kategorie: (je nach Krankheit unterschiedlich) - Kategorie I (hohes Risiko) - Kategorie II (niedriges Risiko) - Krankheitsspezifische Kategorien (z.B. bei COVID-19)

Exposition: - Art des Kontakts (z.B. face-to-face >15 min, Aerosol-generierend, etc.) - Schutzmaßnahmen vorhanden? (Maske, Abstand, etc.)

94.7.4 Abschnitt: Absonderung & Tätigkeitsverbote

Absonderung (Quarantäne): - Von - Bis Datum - Anordnung durch (Name) - Datum der Anordnung - Begründung

Tätigkeitsverbot: - Von - Bis Datum - Einrichtung/Tätigkeit - Rechtsgrundlage (§ 31 IfSG, § 34 IfSG, etc.)

Rechtssichere Dokumentation

Wichtig für Absonderungen und Tätigkeitsverbote:

  • Immer vollständige Zeiträume angeben
  • Rechtsgrundlage dokumentieren
  • Anordnende Person vermerken
  • Datum der Anordnung festhalten

Diese Dokumentation ist rechtsverbindlich und muss ggf. nachgewiesen werden!

94.7.5 Abschnitt: Verlaufslisten

Telefonate dokumentieren: - Datum und Uhrzeit - Gesprächsinhalt (Symptome? Wohlbefinden? Fragen?) - Nächster Kontakt geplant

Tests dokumentieren: - Datum - Testtyp (PCR, Antigen, etc.) - Ergebnis - Labor

Symptome dokumentieren: - Datum des Symptombeginns - Art der Symptome - Schweregrad

Machen Sie mit - Aufgabe 2

Kontakt erfassen: 1. Legen Sie im Kontaktpersonenvorgang einen neuen Kontakt an 2. Wählen Sie “Kontakt zu einer neuen Person erstellen” 3. Füllen Sie die Kontaktperson-Daten aus (Name, Geburtsdatum, Adresse) 4. Geben Sie das Kontakt-Ereignis ein (Zeitraum, Umfeld) 5. Dokumentieren Sie eine Absonderung (Von-Bis, Anordnung durch) 6. Speichern Sie den Kontakt

Ziel: Sie können einen vollständigen Kontakt erfassen.

94.8 Schritt 5: Mehrere Kontakte verwalten (3 Min.)

94.8.1 Übersicht der Kontakte

Im Kontaktpersonenvorgang sehen Sie im Abschnitt “Enthaltene Kontakte” eine Liste aller Kontakte:

Spalten: - Aktenzeichen - Kontaktperson (Name) - Kontaktzeitraum - Absonderung (Ja/Nein, Von-Bis) - Tätigkeitsverbot (Ja/Nein) - Status

Funktionen: - Sortierung durch Klick auf Spaltenüberschrift - Filtern möglich - Doppelklick → Kontakt öffnen

94.8.2 Kontakte organisieren

Best Practice:

  1. Gruppierung nach Umfeld:
    • Haushalt in einem Vorgang
    • Arbeitsplatz in einem anderen Vorgang
    • So behalten Sie den Überblick
  2. Aufgaben nutzen:
    • Für jeden Kontakt Aufgaben erstellen
    • “Telefonat am [Datum]”, “Test am [Datum]”
    • Fälligkeiten setzen
  3. Protokoll nutzen:
    • Jeden Schritt dokumentieren
    • “10.11.2024: Telefon

at geführt, Patient symptomfrei”

94.9 Praxis-Szenario: COVID-19-Kontaktnachverfolgung

Situation:

Ein COVID-19-Fall (Indexfall) wurde identifiziert. Es gibt 5 Haushaltskontakte und 3 Arbeitskollegen, die nachverfolgt werden müssen.

Aufgabe:

  1. Kontaktpersonenvorgang anlegen:
    • Indexfall öffnen
    • Kontaktpersonenvorgang erstellen
    • Zeitraum “Begonnen” eintragen
  2. Haushaltskontakte erfassen:
    • 5 Kontakte anlegen (neue Personen)
    • Kontaktzeitraum: Letzte 14 Tage
    • Umfeld: Haushalt
    • Kategorie: Kategorie I (hohes Risiko)
    • Absonderung anordnen: 10 Tage ab letztem Kontakt
  3. Arbeitskontakte erfassen:
    • 3 Kontakte anlegen
    • Kontaktzeitraum: Arbeitstage der letzten Woche
    • Umfeld: Arbeitsplatz
    • Kategorie: Je nach Exposition (Kategorie I oder II)
    • Absonderung ggf. anordnen
  4. Aufgaben erstellen:
    • Für jeden Kontakt: “Telefon tägliches Symptom-Monitoring”
    • Fälligkeit: Täglich für 10 Tage
  5. Erste Telefonate dokumentieren:
    • Verlaufsliste “Telefonate” nutzen
    • Datum, Gesprächsinhalt, Symptome dokumentieren

Ergebnis:

94.10 Wissens-Check

Frage 1: Was ist ein Kontaktpersonenvorgang?

Frage 2: Wann kann ein Kontaktpersonenvorgang angelegt werden?

Frage 3: Was ist der Unterschied zwischen “Kontakt” und “Person”?

Frage 4: Wo dokumentiere ich eine Absonderung?

Frage 5: Eine Person kann mehrere Kontakte haben?

Frage 1: B – Eine Datensatzsammlung zur Verwaltung mehrerer Kontakte

Frage 2: C – Kann auch OHNE Indexfall angelegt werden, zur sofortigen Erfassung

Frage 3: B – Kontakt = Ereignis (wann, wo, wie), Person = Stammdaten (Name, Adresse)

Frage 4: C – Im Kontakt-Datenblatt, Abschnitt “Absonderung”

Frage 5: B – Ja, wenn mehrere Kontaktereignisse stattfanden (z.B. am 01.11. und am 05.11.)

Auswertung: - 5/5: Perfekt! Kontaktpersonenmanagement verstanden. - 3-4: Gut, nochmal Schritt 1 und 4 ansehen. - 0-2: Gehen Sie Schritt 1-5 nochmal durch.

94.11 Zusammenfassung - Das Wichtigste auf einen Blick

Kernpunkte dieser Schulung

  1. Kontaktpersonenvorgang = Datensatzsammlung für mehrere Kontakte

  2. Anlage möglich:

    • Aus Indexfall heraus (automatische Verknüpfung)
    • Ohne Indexfall (sofortige Erfassung möglich)

  3. Kontakt ≠ Person:

    • Person = Stammdaten (Name, Adresse)
    • Kontakt = Ereignis (wann, wo, wie)
    • Eine Person kann mehrere Kontakte haben

  4. Neue vs. Vorhandene Person:

    • Immer erst suchen, um Duplikate zu vermeiden
    • “Kontakt zu vorhandener Person” wenn möglich

  5. Kontakt-Datenblatt enthält:

    • Kontaktzeitraum und Umfeld
    • Kategorie und Exposition
    • Absonderung und Tätigkeitsverbote
    • Verlaufslisten (Telefonate, Tests, Symptome)

  6. Rechtssichere Dokumentation:

    • Absonderungen mit Zeitraum, Rechtsgrundlage und anordnender Person
    • Tätigkeitsverbote mit Einrichtung und Begründung
    • Verlauf vollständig dokumentieren

  7. Organisation:

    • Aufgaben für Monitoring erstellen
    • Protokoll nutzen für Nachvollziehbarkeit
    • Ggf. mehrere Vorgänge für verschiedene Umfelder
Profi-Tipp für den Arbeitsalltag

Workflow für Kontaktnachverfolgung:

  1. Tag 0 (Indexfall bekannt):
    • Kontaktpersonenvorgang anlegen
    • Alle Kontakte erfassen
    • Absonderungen anordnen
    • Aufgaben für tägliches Monitoring erstellen
  2. Tag 1-10 (Monitoring):
    • Tägliche Telefonate dokumentieren
    • Symptome in Verlaufsliste eintragen
    • Ggf. Tests veranlassen und dokumentieren
    • Aufgaben abhaken
  3. Tag 10 (Abschluss):
    • Letzte Telefonate dokumentieren
    • Absonderungen aufheben (Ende-Datum)
    • Kontaktpersonenvorgang schließen (Feld “Beendet”)
    • Zusammenfassung im Protokoll

Vorteil: Strukturierte, lückenlose Dokumentation!

94.12 Weiter geht’s

Nächste Schulung

Hervorragend! Sie können jetzt Kontaktpersonen systematisch nachverfolgen.

Als Nächstes:

Schulung 8 – Ausbruchsmanagement

Wie Sie Ausbrüche erfassen, Fälle zuordnen und Maßnahmen dokumentieren.

94.13 Feedback & Hilfe

Haben Sie Fragen?

Hilfe finden Sie hier: - Im Programm: Fragezeichen-Button (oben rechts) für Hotline-Nummer - Kollegen fragen: Ihr Team hat Erfahrung mit Kontaktnachverfolgung - Rechtsfragen: Ihre Amtsleitung für Fragen zu Absonderungen und Tätigkeitsverboten

Häufige Probleme: - Person nicht gefunden? → Mit verschiedenen Schreibweisen suchen - Kontakt kann nicht gespeichert werden? → Pflichtfelder prüfen (Zeitraum, Umfeld) - Absonderung nicht möglich? → Rechtsgrundlage und Zeitraum eingeben - Verlaufsliste fehlt? → Kontaktkategorie korrekt gesetzt?

94.14 Video-Walkthrough (Optional)

[00:00] Willkommen zur siebten Schulung – Kontaktpersonenmanagement. Wir erfassen und verfolgen Kontaktpersonen systematisch nach.

[00:18] Öffnen Sie im Indexfall das Feld “Kontaktpersonenvorgänge” und klicken Sie auf “Neu”. SurvNet erstellt sofort den Vorgang inklusive Verknüpfung zum Indexfall.

[00:45] Fügen Sie nun Kontakte hinzu. Nutzen Sie “Kontakt zu vorhandener Person”, wenn die Person bereits im System ist - so vermeiden Sie Duplikate.

[01:10] Im Kontakt-Datenblatt geben Sie Zeitraum, Umfeld und Kategorie ein. Vergessen Sie nicht die Absonderung mit vollständigem Zeitraum und Rechtsgrundlage.

[01:35] Nutzen Sie die Verlaufslisten: Telefonate dokumentieren Sie mit Datum und Gesprächsinhalt, Tests mit Ergebnis, Symptome mit Beginn und Art.

[02:00] Erstellen Sie Aufgaben für das tägliche Monitoring - so vergessen Sie keine Telefonate und behalten den Überblick.

[02:20] Dokumentieren Sie jeden Schritt im Protokoll. So weiß das gesamte Team jederzeit, wie weit die Nachverfolgung ist.

[02:40] Damit haben Sie das Kontaktpersonenmanagement strukturiert und rechtssicher im Griff.