96  Schulung 9 – Abfragen & Auswertung

96.1 Lernziele

Am Ende dieser Schulung können Sie:

96.2 Zeitbedarf: 30 Minuten

96.3 Was Sie in dieser Schulung lernen

Abfragen sind das Werkzeug für Auswertungen und Analysen. Sie lernen in dieser Schulung, wie Sie systematisch Daten abfragen, filtern und auswerten - von einfachen Listen bis zu komplexen Analysen.

Vorwissen aus vorherigen Schulungen

Sie kennen bereits:

  • Fälle, Ausbrüche, Kontakte (Schulung 2, 7, 8)
  • Meldedaten und Erkrankungsbeginn (Schulung 2, 4)

Heute lernen Sie, wie Sie diese Daten systematisch abfragen und auswerten.

96.4 Schritt 1: Abfrageformular verstehen (5 Min.)

96.4.1 Abfrage erstellen

Vorgehen:

  1. Startmenü öffnen
  2. Abfrage Neu
  3. Abfrageformular öffnet sich

Gespeicherte Abfrage öffnen:

  1. Startmenü
  2. Abfrage Öffnen
  3. Aus Liste auswählen

96.4.2 Die 3 Bereiche des Abfrageformulars

Abfrageformular

Das Abfrageformular hat 3 Hauptbereiche:

Bereich Funktion Position
Recherche Tabellen und Felder auswählen Links
Einschränkungen Filterbedingungen definieren Mitte oben
Ergebnis Abfrageergebnisse anzeigen Unten

Alle Bereiche sind minimierbar: - Klick auf Überschrift → minimieren/maximieren - Bei minimiertem “Einschränkungen”-Bereich: Zusammenfassung der Filter auf grauem Grund

Mehr Platz für Ergebnisse

Tipp für bessere Übersicht:

  1. Multifunktionsleiste minimieren: Doppelklick auf “Abfrage”-Register
  2. Recherche-Bereich minimieren (nach Feldauswahl)
  3. Einschränkungen-Bereich minimieren (nach Filtererstellung)

Ergebnis: Maximal großer Ergebnisbereich für beste Übersicht!

96.5 Schritt 2: Recherchefenster nutzen (7 Min.)

96.5.1 Tabellen auswählen

Im Recherchefenster (links) wählen Sie die Datenquellen aus:

Verfügbare Tabellen: - Fälle: Alle Falldatensätze - Personen: Personenadressen - Kontakte: Kontaktpersonen - Kontaktpersonenvorgänge: Kontaktvorgänge - Ausbrüche: Ausbruchsdatensätze - Einrichtungen: Einrichtungsadressen - Meldungen: Importierte Meldungen

Vorgehen:

  1. Tabelle auswählen (z.B. “Fälle”)
  2. Tabelle klappt auf → Felder werden angezeigt

96.5.2 Felder auswählen

Innerhalb jeder Tabelle finden Sie Felder:

Beispiel Tabelle “Fälle”: - Aktenzeichen - Meldedatum - Erkrankungsbeginn - Krankheit - Falldefinitionsstatus - Geschlecht - Alter - …

Felder zur Abfrage hinzufügen:

Methode 1 (Drag & Drop): - Feld mit Maus anklicken und festhalten - In Ergebnisbereich (unten) ziehen - Loslassen → Feld erscheint als Spalte

Methode 2 (Doppelklick): - Doppelklick auf Feld - Feld wird automatisch zum Ergebnisbereich hinzugefügt

Methode 3 (Als Filter): - Feld in Bereich “Einschränkungen” ziehen - Wird als Filterbedingung eingefügt

Machen Sie mit - Aufgabe 1

Erste Abfrage erstellen: 1. Öffnen Sie eine neue Abfrage (Startmenü → Abfrage Neu) 2. Wählen Sie im Recherchefenster die Tabelle “Fälle” 3. Ziehen Sie folgende Felder in den Ergebnisbereich: - Aktenzeichen - Meldedatum - Krankheit - Falldefinitionsstatus 4. Prüfen Sie: Erscheinen die Felder als Spalten im Ergebnisbereich?

Ziel: Sie können Felder zur Abfrage hinzufügen.

96.6 Schritt 3: Einschränkungen (Filter) setzen (8 Min.)

96.6.1 Filterbedingungen erstellen

Im Bereich “Einschränkungen” definieren Sie, welche Datensätze angezeigt werden sollen.

Vorgehen:

  1. Feld aus Recherchefenster in “Einschränkungen” ziehen
  2. Bedingung auswählen (z.B. “ist gleich”, “enthält”, “größer als”)
  3. Wert eingeben
  4. Weitere Filter nach Bedarf hinzufügen

96.6.2 Beispiel-Filter

Filter 1: Nur Fälle aus 2024 - Feld: Meldejahr - Bedingung: ist gleich - Wert: 2024

Filter 2: Nur Salmonellose-Fälle - Feld: Krankheit - Bedingung: ist gleich - Wert: Salmonellose

Filter 3: Erkrankungsbeginn nach 01.01.2024 - Feld: Erkrankungsbeginn - Bedingung: größer oder gleich - Wert: 01.01.2024

96.6.3 UND vs. ODER

UND-Verknüpfung (Standard): - Alle Bedingungen müssen erfüllt sein - Beispiel: Meldejahr = 2024 UND Krankheit = Salmonellose - Ergebnis: Nur Salmonellose-Fälle aus 2024

ODER-Verknüpfung: - Mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein - Beispiel: Krankheit = Salmonellose ODER Krankheit = Campylobacter - Ergebnis: Alle Salmonellose- und Campylobacter-Fälle

Umschalten: - Rechtsklick auf Filterbedingung - “Verknüpfung ändern” → UND/ODER

96.6.4 Felder mehrfach verwenden

Ein Feld kann mehrfach als Filter verwendet werden:

Beispiel: Zeitraum definieren - Erkrankungsbeginn >= 01.01.2024 (Feld 1) - Erkrankungsbeginn <= 31.12.2024 (Feld 2) - Verknüpfung: UND - Ergebnis: Fälle mit Erkrankungsbeginn im Jahr 2024

Machen Sie mit - Aufgabe 2

Filter setzen: 1. Ziehen Sie das Feld “Meldejahr” in “Einschränkungen” 2. Setzen Sie: ist gleich → 2024 3. Ziehen Sie das Feld “Krankheit” in “Einschränkungen” 4. Setzen Sie: ist gleich → Wählen Sie eine Krankheit 5. Minimieren Sie den Bereich “Einschränkungen” 6. Lesen Sie die Zusammenfassung auf grauem Grund

Ziel: Sie können Filterbedingungen setzen und verstehen.

96.7 Schritt 4: Abfrage starten und Ergebnisse nutzen (6 Min.)

96.7.1 Abfrage ausführen

Vorgehen:

  1. Felder und Filter gesetzt?
  2. Button “Abfrage starten” klicken (Register “Abfrage” in Multifunktionsleiste)
  3. Ergebnisse erscheinen im Ergebnisbereich

Trefferanzahl: - Rechts oben im Ergebnisbereich - “123 Treffer” → 123 Datensätze gefunden

96.7.2 Ergebnisse sortieren

Sortierung:

  • Klick auf Spaltenüberschrift → aufsteigend sortiert (A-Z, 0-9)
  • Nochmal klicken → absteigend sortiert (Z-A, 9-0)
  • Mehrfache Sortierung möglich

Beispiel: 1. Sortierung nach “Krankheit” (A-Z) 2. Dann Sortierung nach “Meldedatum” (neueste zuerst)

96.7.3 Spalten anpassen

Spaltenbreite ändern: - Mauszeiger an Spaltenrand → Doppelpfeil erscheint - Mit Maus ziehen

Spalten verschieben: - Spaltenüberschrift anklicken und festhalten - Zur gewünschten Position ziehen - Loslassen

Spalten aus-/einblenden: - Rechtsklick auf Überschriftenzeile - Auswahl der Spalten

96.7.4 Spalten gruppieren

Gruppierung erstellen:

  1. Spaltenüberschrift in den Gruppenbereich ziehen (oberhalb der Spalten)
  2. Daten werden nach diesem Feld gruppiert
  3. Aufklappbare Gruppen entstehen

Beispiel: - Gruppierung nach “Krankheit” - Ergebnis: Fälle sind nach Krankheit gruppiert - Pro Gruppe: Anzahl der Fälle sichtbar - Gruppe aufklappen → Details sehen

Profi-Tipp: Schnelle Auswertungen

Häufige Auswertungen:

1. Fallzahlen pro Krankheit: - Felder: Krankheit, Aktenzeichen - Gruppierung: Nach Krankheit - Ergebnis: Anzahl Fälle pro Krankheit

2. Fälle pro Meldewoche: - Felder: Meldewoche, Krankheit, Aktenzeichen - Gruppierung: Nach Meldewoche - Sortierung: Meldewoche absteigend - Ergebnis: Zeitverlauf erkennbar

3. Offene Kontaktnachverfolgungen: - Tabelle: Kontakte - Filter: Absonderung-Ende >= heute - Felder: Kontaktperson, Absonderung-Ende - Sortierung: Absonderung-Ende aufsteigend

96.8 Schritt 5: Abfragen speichern und exportieren (4 Min.)

96.8.1 Abfrage speichern

Wozu speichern? - Wiederverwendung für regelmäßige Auswertungen - Teilen mit Kollegen - Zeitersparnis

Vorgehen:

  1. Abfrage erstellt und getestet?
  2. Startmenü → Speichern
  3. Namen vergeben (z.B. “Salmonellose-Fälle 2024”)
  4. Beschreibung hinzufügen (optional)
  5. Speichern

Gespeicherte Abfrage öffnen:

  1. Startmenü → Abfrage Öffnen
  2. Aus Liste auswählen
  3. Bei Bedarf Filter anpassen (z.B. Jahreszahl)
  4. Abfrage starten

96.8.2 Ergebnisse exportieren

Export als CSV:

  1. Abfrage ausgeführt (Ergebnisse sichtbar)?
  2. Rechtsklick im Ergebnisbereich
  3. “Exportieren” → “Als CSV”
  4. Speicherort wählen
  5. Datei kann in Excel geöffnet werden

Export als PDF:

  1. Rechtsklick im Ergebnisbereich
  2. “Exportieren” → “Als PDF”
  3. Speicherort wählen
  4. PDF für Berichte oder Weitergabe
Datenschutz beim Export

Achtung bei Exporten:

  • Exportierte Dateien enthalten personenbezogene Daten!
  • Speicherort: Nur auf geschützten Laufwerken
  • Weitergabe: Nur an berechtigte Personen
  • Löschen: Nach Verwendung nicht benötigte Exporte löschen
  • Verschlüsselung: Bei E-Mail-Versand verschlüsseln

96.9 Praxis-Szenario: Wöchentlicher Meldestatistikbericht

Situation:

Jeden Montag erstellen Sie einen Bericht über die Meldungen der letzten Woche für die Amtsleitung.

Aufgabe:

  1. Abfrage erstellen:
    • Tabelle: Fälle
    • Felder hinzufügen:
      • Krankheit
      • Meldedatum
      • Meldewoche
      • Falldefinitionsstatus
      • Aktenzeichen
  2. Filter setzen:
    • Meldewoche = aktuelle Kalenderwoche -1 (letzte Woche)
    • Falldefinitionsstatus = klinisch bestätigt ODER laborbestätigt
  3. Abfrage starten:
    • Button “Abfrage starten” klicken
    • Treffer prüfen
  4. Ergebnisse aufbereiten:
    • Gruppierung: Nach Krankheit
    • Sortierung: Nach Krankheit (A-Z)
    • Spalten anpassen (Breite optimieren)
  5. Exportieren:
    • Als CSV exportieren
    • In Excel öffnen
    • Pivot-Tabelle erstellen für Auswertung
    • Als PDF speichern für Amtsleitung
  6. Abfrage speichern:
    • Name: “Wöchentlicher Meldebericht”
    • Beschreibung: “Alle bestätigten Fälle der letzten Kalenderwoche”
    • Speichern

Ergebnis:

Nächste Woche: - Gespeicherte Abfrage öffnen - Filter “Meldewoche” anpassen (neue Woche) - Abfrage starten - Export → Fertig in 2 Minuten!

96.10 Wissens-Check

Frage 1: Welche 3 Hauptbereiche hat das Abfrageformular?

Frage 2: Wie füge ich ein Feld zur Abfrage hinzu?

Frage 3: Was ist der Unterschied zwischen UND und ODER bei Filtern?

Frage 4: Wo sehe ich die Trefferanzahl?

Frage 5: Wozu speichere ich eine Abfrage?

Frage 1: B – Recherche, Einschränkungen, Ergebnis

Frage 2: B – Per Drag & Drop oder Doppelklick

Frage 3: B – UND = alle Bedingungen müssen erfüllt sein, ODER = mindestens eine Bedingung

Frage 4: B – Rechts oben im Ergebnisbereich

Frage 5: B – Zur Wiederverwendung und Zeitersparnis (regelmäßige Auswertungen)

Auswertung: - 5/5: Perfekt! Abfragen beherrscht. - 3-4: Gut, wiederholen Sie die unsicheren Bereiche. - 0-2: Gehen Sie Schritt 1-5 nochmal durch.

96.11 Zusammenfassung - Das Wichtigste auf einen Blick

Kernpunkte dieser Schulung

  1. Abfrage erstellen: Startmenü → Abfrage Neu

  2. 3 Bereiche des Abfrageformulars:

    • Recherche (links): Tabellen und Felder auswählen
    • Einschränkungen (oben): Filterbedingungen setzen
    • Ergebnis (unten): Abfrageergebnisse anzeigen

  3. Felder hinzufügen:

    • Per Drag & Drop in Ergebnisbereich
    • Per Doppelklick
    • Per Drag & Drop in Einschränkungen (als Filter)

  4. Filter setzen:

    • Feld in “Einschränkungen” ziehen
    • Bedingung wählen (ist gleich, größer als, enthält, etc.)
    • Wert eingeben
    • UND/ODER-Verknüpfung beachten

  5. Abfrage starten: Button “Abfrage starten” in Multifunktionsleiste

  6. Ergebnisse nutzen:

    • Sortierung: Klick auf Spaltenüberschrift
    • Gruppierung: Spalte in Gruppenbereich ziehen
    • Spalten anpassen (Breite, Reihenfolge)

  7. Speichern & Exportieren:

    • Abfrage speichern für Wiederverwendung
    • Export als CSV (Excel) oder PDF
    • WICHTIG: Datenschutz beachten!
Profi-Tipp für den Arbeitsalltag

Standardabfragen anlegen und pflegen:

1. Basisabfragen erstellen: - “Alle Fälle 2024” - “Offene Kontaktnachverfolgungen” - “Fälle nach Meldewoche” - “Ausbrüche aktuelles Jahr”

2. Regelmäßig nutzen: - Wöchentlicher Meldebericht (Montags) - Monatliche Statistik (Monatsende) - Quartalsbericht (Quartalsende)

3. Filter anpassen: - Gespeicherte Abfrage öffnen - Nur Zeitraum ändern (Jahr, Woche, Monat) - Abfrage starten → Fertig!

4. Mit Team teilen: - Abfragen können exportiert und weitergegeben werden - Standardisierung im Team - Gleiche Auswertungen für alle

Vorteil: Konsistente, schnelle Auswertungen ohne Fehler!

96.12 Weiter geht’s

Glückwunsch - Schulungsreihe abgeschlossen!

Hervorragend! Sie haben alle 9 Schulungen erfolgreich absolviert!

Sie können jetzt: - In SurvNet navigieren (Schulung 1) - Fälle anlegen und bearbeiten (Schulung 2) - Personen verwalten (Schulung 3) - Meldungen verarbeiten (Schulung 4) - Daten übermitteln (Schulung 5) - Dokumente erstellen (Schulung 6) - Kontakte nachverfolgen (Schulung 7) - Ausbrüche managen (Schulung 8) - Daten abfragen und auswerten (Schulung 9)

Nächste Schritte: - Wenden Sie das Gelernte in der Praxis an - Erstellen Sie Ihre eigenen Standard-Abfragen - Teilen Sie Ihr Wissen mit neuen Kollegen - Bleiben Sie am Ball mit regelmäßiger Nutzung!

96.13 Feedback & Hilfe

Haben Sie Fragen?

Hilfe finden Sie hier: - Im Programm: Fragezeichen-Button (oben rechts) für Hotline-Nummer - Kollegen fragen: Ihr Team nutzt Abfragen täglich - Standardabfragen: Im Startmenü → Verwaltung → Standardabfragen

Häufige Probleme: - Keine Treffer? → Filter prüfen (zu restriktiv?) - Zu viele Treffer? → Weitere Filter hinzufügen - Feld nicht gefunden? → Andere Tabelle auswählen - Ergebnis stimmt nicht? → UND/ODER-Verknüpfung prüfen - Export funktioniert nicht? → Schreibrechte auf Ziellaufwerk prüfen

96.14 Video-Walkthrough (Optional)

[00:00] Willkommen zur neunten und letzten Schulung – Abfragen und Auswertungen. Wir erstellen systematische Datenabfragen.

[00:18] Öffnen Sie eine neue Abfrage: Startmenü → Abfrage Neu. Links wählen Sie im Recherchefenster die Tabelle (z.B. “Fälle”) und ziehen Felder in den Ergebnisbereich.

[00:45] Setzen Sie Filter im Bereich “Einschränkungen”: Ziehen Sie Felder hierher, wählen Sie Bedingungen und geben Sie Werte ein. UND verknüpft alle Bedingungen, ODER mindestens eine.

[01:10] Starten Sie die Abfrage mit dem Button in der Multifunktionsleiste. Die Ergebnisse erscheinen unten. Trefferanzahl rechts oben beachten!

[01:35] Sortieren Sie Spalten per Klick auf Überschrift. Gruppieren Sie nach Krankheit oder Meldewoche, indem Sie die Spalte in den Gruppenbereich ziehen.

[02:00] Exportieren Sie Ergebnisse: Rechtsklick → Exportieren → CSV oder PDF. Wichtig: Datenschutz beachten!

[02:20] Speichern Sie nützliche Abfragen für regelmäßige Auswertungen. Nächstes Mal: Abfrage öffnen, Filter anpassen, starten – fertig in 2 Minuten!

[02:40] Damit steht Ihr Werkzeug für schnelle, konsistente Auswertungen. Glückwunsch zum Abschluss aller 9 Schulungen!